Speerpunten Programma

Vervolg traject Duidelijke Taal - organisatie breed.

In 2023 verdere inbedding in organisatie en dagdagelijks werk.

Leesbaarheid communicatie gemeente (brieven, e-mails, publicaties, raadstukken, etc). Vergelijking maken met voorgaande jaren.

€ 5.000.

-

Berichtgeving positief insteken. Goede van onze gemeente belichten; uitdragen waar we trots op zijn. Kapstokken: gemeente is woon- en werkgemeente; fiets- en wandelgemeente; één van de best bewaarde vestingsteden van Nederland; gemeente heeft unieke uitstraling; in onze gemeente gaan ruimte voor historie, cultuur en natuur goed samen met wonen en werken.

2023.

Acties / reacties op sociale media ; hoe is toon van de reacties ; tevredenheid, trots, positief kritisch – wordt nagestreefd.

-

-

• Verbeteren van de bereikbaarheid van de organisatie. Bereikbaarheid houdt in dat de medewerker wordt gesproken, dan wel binnen 2 werkdagen terugbelt. (uit onderzoek Telan 2020 en Rekenkamer Terneuzen Hulst 2021 blijkt dat verbetering hiervan leidt tot hogere klanttevredenheid).
• Alle kanalen (fysiek, telefoon, digitaal) open houden. Motto is ‘klant kiest kanaal’. Om het interne proces zo efficiënt mogelijk te maken wel sturen op digitaal in lijn met in werking treden van Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (gepland voor 1 januari 2023).
• Training medewerkers structureel inbedden.
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel laten  uitvoeren.

• Sturen op verhogen bereikbaarheid (met name nakomen terugbelafspraken) continu het hele jaar.
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel Q2.

• Tijdig terugbellen > 90% (bron: KCS).
• Training: minimaal 1 training op jaarbasis voor KCC.
• Klanttevredenheid gemeentewinkel: nulmeting.

Terugbelverzoeken: € 0,00.
Training: € 5.000.
Gemeentewinkel: € 6.000.

Eventuele nieuwe corona-maatregelen kunnen de realisatie van het tevredenheidsonderzoek in de gemeentewinkel frustreren.

Herinrichting archiefbewaarplaats bouwvergunningen en aanpassen inventarissen.

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen. Start Q4 2023, afgerond Q4 2025. Looptijd 2 jaar.
• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q2 2023.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q4 2023 – Q4 2025.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q4 2023 – Q4 2025.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

€ 0,00.

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bouwvergunningen en overige dossiers blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris zal door 1 persoon worden gedaan i.v.m. personele bezetting. Risico dat alle informatie bij 1 persoon zit en voortgangsrisico bij ziekte of andere omstandigheden.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Resterende looptijd 4 jaar.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, 2023 – Q4 2025.
• Digitaliseren dossiers 2023 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten 2023 – Q4 2025.

Na een succesvolle pilot is er in het afgelopen jaar 80 strekkende meter gedigitaliseerd. Voortgang: 20%/100%.

€ 80.000 per jaar, periode 2023-2025. Circa € 750 per strekkende meter voor all-in digitalisering.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

• Samenstellen projectteam Q1 2025.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2025.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2025.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2025.
• (voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2025.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q3 2022 -Q4 2023.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q3 2022 – Q3 2023.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

€ 0,00.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

We gaan verder met het uitzetten van de handreiking burgerparticipatie intern.
Inwoners worden betrokken bij het burgerparticipatieproject en krijgen duidelijke kaders waarbinnen zij kunnen participeren
We gaan verder met het faciliteren en stimuleren van initiatieven en leefbaarheidsplannen waarbij een financieel budget beschikbaar stellen.
De mogelijkheid om financiering voor een initiatief aan te vragen wordt gedigitaliseerd.

Hele jaar door.

Minimaal 5 binnengekomen burgerinitiatieven
Succesverhalen en leermomenten, is er een groei te zien in aantal succesverhalen t.o.v. vorig jaar?
Vergelijking van tevredenheidsindicator bij inwoners d.m.v. enquête t.o.v. voorgaande jaren. > zelfde gebleven of verbeterd.   

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad €25.000,-

Burgerparticipatie neemt de overhand waardoor projecten worden tegengehouden en er vertragingen ontstaan.
Er ontstaat een kloof tussen inwoners en gemeente door te veel tegenstand.

Wijk- en dorpsraden wordt gevraagd in welke mate en op welke manier zij willen participeren. Wijk- en dorpsraden zal worden gevraagd om een jaarplanning te maken.

Start uitvoeringsplan visie burgerparticipatie in het 4e kwartaal van 2021 en loopt voort in de komende jaren.

In gesprek blijven gaan met wijk- en dorpsraden    

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad €25.000,-

• Wijk- en dorpsraden houden op te bestaan
• Wijk- en dorpsraden willen niet meedoen met de nieuwe ontwikkelingen.
• Kloof tussen wijk- en dorpsraden en gemeente wordt groter.

Het stimuleringsbudget leefbaarheid wordt ook vrij toegankelijk voor individuele bewoners en stichtingen/ verenigingen. Voor toegang tot aanvraag van deze incidentele vergoeding wordt een formulier ingericht via het online loket waar ook de andere incidentele subsidies aangevraagd kunnen worden

Per subsidiejaar 2023.

Verhoging van het aantal (individuele) burgerinitiatieven t.o.v. het jaar ervoor.

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad €25.000,-.

Precedentwerking bij bepaalde aanvragen.

Het stimuleringsbudget leefbaarheid wordt ook vrij toegankelijk voor individuele bewoners en stichtingen/ verenigingen. Voor toegang tot aanvraag van deze incidentele vergoeding wordt een formulier ingericht via het online loket waar ook de andere incidentele subsidies aangevraagd kunnen worden.

Start 2022 en heel 2023.

Veiligheidsmonitor (cijfers subjectieve veiligheid), criminaliteit cijfers politie, Monitor Integrale Veiligheid

Indien financiële middelen voor een speerpunt/onderwerp nodig zijn wordt dit in het jaarlijks uitvoeringsplan (of in dat jaar) aan de raad of college gevraagd.

Capaciteitsproblemen AOV'ers (laatste jaren veel inzet voor crisissen (Corona en Vluchtelingen).