Paragraaf Bedrijfsvoering

Wet Open Overheid (WOO)

Op 1 mei 2022 is de Wet Open Overheid van kracht geworden. Doel van deze wet is meer transparantie in het handelen van de overheid door actieve openbaring van informatie en de (digitale) toegankelijkheid naar deze informatie te vergroten.

De wet Open Overheid (verder: WOO) vervangt de wet Openbaarheid van Bestuur en bestaat uit een tweetal onderdelen, te weten de verplichting tot het actief openbaar maken van informatie respectievelijk het passief openbaar maken van informatie.

Passief openbaar maken:
Het "passieve" gedeelte is een vervanging van de wet Openbaarheid van Bestuur. Dit onderdeel van de WOO betreft het op verzoek verstrekken van informatie en is met ingang van 1 mei direct van kracht geworden. De belangrijkste wijziging die op dit gebied hebben plaatsgevonden zijn:

• De afhandelingstermijn is ingekort, met name ten aanzien van de opschorting;
• Bij een te algemeen verzoek om informatie dient binnen twee weken contact te worden opgenomen met de aanvrager om het verzoek te specificeren.

Actief openbaar maken:
Het actieve gedeelte heeft betrekking op 11 informatiecategorieën.

1. Wet- en regelgeving;
2. Organisatiegegevens;
3. Raadsstukken;
4. Bestuursstukken;
5. Stukken van adviescolleges;
6. Convenanten;
7. Jaarplannen en -verslagen;
8. Woo-verzoeken;
9. Onderzoeken;
10. Beschikkingen;
11. Klachtafhandeling.

Als hoofdregel geldt dat, behoudens uitzonderingen, de organisatie 2 weken na ontvangst of vaststelling het document openbaar maakt. Het actief openbaar maken van informatie zal gefaseerd worden ingevoerd. In de wet is er geen inwerkingtredingsdatum rechtstreeks opgenomen. De WOO bepaalt dat de datum van inwerkingtreding op een later moment zal worden bepaald door middel van een Koninklijk Besluit.
Het Rijk tracht met de invoering van de wet Open Overheid de informatiehuishouding binnen decentrale overheden op orde te brengen. De WOO verplicht bestuursorganen maatregelen te treffen om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. In de wetenschap dat dit niet op korte termijn gerealiseerd zal worden, wordt een invoeringstermijn van 3 jaar gehanteerd. De gemeente Hulst zal zich conformeren aan de planning en het meerjarenplan dat het Rijk in dit verband zal opstellen.

PLOOI:
Gemeenten worden verplicht om voor de actieve openbaarmaking gebruik te maken van PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie). Dit is een landelijk platform wat voor dit doel wordt ontwikkeld. Voorzien wordt dat PLOOI met ingang van 1 januari 2023 in gebruik wordt genomen. Momenteel wordt er nog gewerkt aan dit platform en kan er nog niet worden gepubliceerd, temeer daar de technische specificaties voor het gebruik van PLOOI nog niet bekend zijn.

Uitgangspunten WOO van gemeente Hulst:

• Gemeente Hulst conformeert zich aan de uitgangspunten van de wet Open Overheid en gaat voldoen aan hetgeen de wet voorschrijft. De wettelijke context van de WOO wordt als uitgangspunt gehanteerd;
• Gemeente Hulst kent het project "Digitaal Werken" waar de invoering van een nieuw zaaksysteem onderdeel van uitmaakt. Momenteel is gestart met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Dit systeem en de bijbehorende werkwijze kan als impuls fungeren voor het invoeren van de 11 informatiecategorieën. Er wordt een implementatietermijn voor de WOO gehanteerd van 3 jaar;
• Publicatie zal plaatsvinden via PLOOI. De voorbereidingen aan gemeentezijde worden momenteel, voor zover mogelijk, reeds getroffen. Vooruitlopend op PLOOI zal er niet op de eigen webomgeving actief worden gepubliceerd;
• Gemeente Hulst onderkent dat informatiebeheer op orde moet zijn om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen die voortkomen uit andere wetgeving, zoals (nieuwe) Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• In het kader van toenemende digitale dienstverlening, waaronder informatieverstrekking, is eveneens een goede duurzame informatiehuishouding essentieel. Dit maakt het zaakgericht digitaal werken en de implementatie van het zaaksysteem van groot waarde voor de toekomstige bedrijfsvoering en dienstverlening.  

Wat is reeds gerealiseerd?

• In tegenstelling tot de wet Openbaarheid van Bestuur staat het digitale kanaal wel open voor aanvragen in kader van de WOO. Inmiddels is een digitaal aanvraagformulier op de gemeentelijke website beschikbaar;
• Binnen de gemeentelijke organisatie moet een WOO-contactfunctionaris zijn aangewezen. Dit is inmiddels gebeurd;
• Ten aanzien van informatiehuishouding zijn inmiddels kaders vastgelegd voor de inrichting van het nieuwe zaaksysteem en de hieraan gerelateerde nieuwe wijze van zaakgericht werken.

Activiteiten 2023:

• Aansluiting op PLOOI, mits dit landelijk platform technisch in orde is;
• Afhankelijk van voorgaande actieve publicatie van eerste informatiecategorieën. Welke informatiecategorieën dit zijn, wordt bepaald door het landelijke meerjarenplan. Dit meerjarenplan is momenteel nog niet gereed c.q. naar buiten toe kenbaar gemaakt;
• Het actief publiceren op grond van één van de informatiecategorieën vraagt aanpassing van specifieke processen en documenten. Bijvoorbeeld ten aanzien van anonimisering en metadatering. Afhankelijk van fasering in meerjarenplan zullen processen respectievelijk documenten binnen bepaalde informatiecategorieën "WOO-proof" gemaakt moeten worden.
• Implementatie van zaakgericht werken en zaaksysteem ter optimalisatie van digitale informatiehuishouding;